Tác giả: Thùy Linh 

Dịch giả: Thùy Linh

#Learningstrategies

#Effectivelearning

#Studysmart

Bài viết dành cho các bạn học viên Octo. tham khảo

----------------------------------

TIMEBOXING: ĐÓNG HỘP THỜI GIAN ĐỂ TỐI ƯU HIỆU SUẤT LÀM VIỆC

 

< English below >

 

Vì sao một công việc bạn có thể hoàn thành trong 30 phút nhưng lại kéo dài hàng đồng hồ? Câu trả lời là khi không có thời hạn rõ ràng, bạn khó lòng tập trung và dễ bị trì hoãn bởi những yếu tố xung quanh. Timeboxing chính là chìa khóa giúp bạn quản lý thời gian một cách hiệu quả để giải quyết công việc đúng giờ. Vậy Timeboxing là gì và tại sao bạn nên áp dụng nó? Hãy cùng khám phá trong bài viết này nhé! 

 

1. Timeboxing là gì?

 

Timeboxing là một kỹ thuật quản lý thời gian, xuất phát từ phương pháp phát triển phần mềm Agile. Thay vì lao đầu vào làm việc cho đến khi hoàn thành, với Timeboxing, bạn chủ động chọn khoảng thời gian cụ thể để dành cho từng nhiệm vụ. Mỗi khoảng thời gian này được gọi là “timebox”. Trong mỗi timebox, bạn chỉ tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất và không làm gì khác. Khi hết giờ, bạn dừng lại, dù công việc đã hoàn thành hay chưa, để đánh giá tiến độ trước khi chuyển sang timebox tiếp theo.

 

 

2. Vì sao Timeboxing hiệu quả?

 

Với nhân viên văn phòng, freelancer và các bạn học sinh, sinh viên, Timeboxing sẽ là trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hóa năng suất làm việc vì:

 

+ Làm chủ thời gian làm việc

 

Timeboxing giúp bạn trở thành "nhà quản lý thời gian" của chính mình. Khi biết chính xác thời gian có sẵn cho mỗi công việc, bạn sẽ dễ dàng lập kế hoạch và ưu tiên các hoạt động cần thiết. Điều này không chỉ giúp bạn tránh cảm giác quá tải mà còn mang lại sự thỏa mãn khi hoàn thành từng nhiệm vụ trong thời gian đã đặt ra. 

 

+ Trị tận gốc căn bệnh "Trì hoãn"

 

Một trong những nguyên nhân chính khiến nhiều người không hoàn thành công việc đúng hạn là thói quen trì hoãn. Timeboxing giúp bạn phá vỡ vòng luẩn quẩn này bằng cách đặt ra thời hạn cụ thể cho mỗi nhiệm vụ. Khi biết rằng bạn chỉ có một khoảng thời gian ngắn để làm việc, bạn sẽ bắt tay vào làm ngay lập tức. 

 

+ Tăng năng suất làm việc, giữ vững sự tập trung

 

Với Timeboxing, bạn sẽ thấy rõ sự khác biệt trong năng suất làm việc. Khi bạn chỉ tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất trong một khoảng thời gian xác định, khả năng tập trung của bạn sẽ được tối ưu. Ngoài ra, việc phân chia thời gian làm việc thành các khoảng ngắn cũng giúp bạn duy trì sự tỉnh táo và năng lượng trong suốt quá trình làm việc, tránh cảm giác mệt mỏi và chán nản. 

 

 

3. Làm sao để “Đóng hộp thời gian”?

 

+ Bước 1: Xác định nhiệm vụ cần làm

 

Trước hết, bạn cần xác định rõ các nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày bằng Ma trận Eisenhower để phân loại nhiệm vụ như sau: 

 

• Quan trọng và khẩn cấp: Thực hiện ngay.

• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch thực hiện.

• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Ủy quyền cho người khác nếu có thể.

• Không khẩn cấp và không quan trọng: Loại bỏ.

 

+ Bước 2: Đặt timebox cho mỗi nhiệm vụ

 

Sau khi xác định những nhiệm vụ cần làm, bước tiếp theo là quyết định khoảng thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ. Thông thường, timebox có thể từ 25 đến 60 phút, tùy thuộc vào độ phức tạp của công việc. Hãy nhớ rằng khoảng thời gian này cần phải đủ để bạn có thể hoàn thành một phần công việc nhưng cũng không quá dài để tránh cảm giác nhàm chán. 

 

+ Bước 3: Tập trung làm việc

 

Trong khoảng thời gian đã đặt ra, hãy tập trung vào nhiệm vụ bạn đã chọn. Tắt hết thông báo điện thoại, email hay mạng xã hội. Bạn có thể sử dụng các kỹ thuật như Pomodoro trong lúc làm việc. Duy trì sự tập trung cao độ sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn và đảm bảo chất lượng công việc. 

 

+ Bước 4: Hết giờ! Đánh giá lại thôi!

 

Khi hết thời gian, hãy dừng lại ngay, cho dù bạn có hoàn thành nhiệm vụ hay không. Đây là lúc để bạn đánh giá tiến độ và ghi chú những gì đã hoàn thành. Bạn đã đạt được mục tiêu đề ra chưa? Nếu chưa, hãy ghi chú lại lý do và điều chỉnh kế hoạch cho lần tiếp theo. 

 

 

 

 

* Lưu ý:

 

+ Không thể linh hoạt thời gian: Có thể nói, khi áp dụng Timeboxing, bạn sẽ làm việc như những con Robot bởi nó yêu cầu bạn phải tuân theo lịch trình đã đặt ra. Do đó nếu xuất hiện những yếu tố bất ngờ ảnh hưởng đến tiến độ công việc, kế hoạch làm việc của cả ngày sẽ bị xóa trộn. 

 

+ Không phù hợp với một số người: Timeboxing có thể không phù hợp với tất cả mọi người. Một số người có thể cảm thấy khó khăn khi phải dừng lại giữa chừng, đặc biệt khi nguồn cảm hứng đang dâng trào. Chuyển sang một nhiệm vụ khác trong lúc này có thể gây trở ngại cho họ. 

 

+ Chỉ áp dụng với một số công việc cụ thể: Timeboxing hiệu quả nhất với những nhiệm vụ hàng ngày có thể kiểm soát được như trả lời email, viết báo cáo,... Những công việc cần sự sáng tạo hoặc linh hoạt sẽ không phù hợp với phương pháp này. 

 

Tóm lại, Timeboxing là phương pháp giúp bạn quản lý thời gian một cách hiệu quả nhưng sẽ thùy thuộc vào tính chất công việc của bạn. Tuy nhiên, nếu có thể điều chỉnh hợp lý, bạn sẽ hoàn thành công việc nhanh hơn và tận hưởng quá trình làm việc hơn. 

 

TIMEBOXING: BOXING TIME TO OPTIMIZE WORK EFFICIENCY

 

Why can a task that you could complete in 30 minutes end up taking hours? The answer is that without a clear deadline, you find it difficult to focus and are easily distracted by surrounding factors. Timeboxing is the key to effectively managing your time to get work done on schedule. So what exactly is Timeboxing, and why should you apply it? Let’s explore in this article!

 

1. What is Timeboxing?

 

Timeboxing is a time management technique that originates from the Agile software development method. Instead of diving into work until completion, with Timeboxing, you proactively choose a specific time period to dedicate to each task. Each of these time periods is called a "timebox." During each timebox, you focus solely on one task and do nothing else. When time is up, you stop, regardless of whether the task is completed, to assess your progress before moving on to the next timebox. 

 

2. Why is Timeboxing effective?

 

For office workers, freelancers, and students, Timeboxing is a powerful tool to optimize work productivity because:

 

+ Take control of your working time

 

Timeboxing helps you become the "time manager" of your own life. When you know exactly how much time is available for each task, you can easily plan and prioritize necessary activities. This not only helps you avoid feeling overwhelmed but also provides satisfaction as you complete each task within the set timeframe.

 

+ Eliminate Procrastination

 

One of the main reasons many people fail to complete tasks on time is procrastination. Timeboxing helps you break this cycle by setting specific deadlines for each task. Knowing that you have only a limited amount of time to work will prompt you to start immediately.

 

+ Increase productivity and maintain focus

 

With Timeboxing, you will notice a clear difference in your work productivity. When you focus solely on one task within a defined time period, your ability to concentrate is optimized. Additionally, breaking your working time into shorter intervals helps you maintain alertness and energy throughout the work process, preventing fatigue and boredom. 

 

3. How to "Box the time"?

 

+ Step 1: Select tasks

 

First, you need to clearly identify the tasks that need to be completed for the day using the Eisenhower Matrix to categorize tasks as follows: 

 

• Important and urgent: Do it immediately.

• Important but not urgent: Plan to do it.

• Urgent but not important: Delegate it to someone else if possible.

• Not urgent and not important: Eliminate it.

 

+ Step 2: Set Timeboxes for each task

 

After identifying the tasks, the next step is to decide on a reasonable time period for each task. Typically, timeboxes can range from 25 to 60 minutes, depending on the complexity of the work. Remember that this time period should be long enough to complete part of the task but not too long to avoid feeling bored.

 

+ Step 3: Focus 

 

During the designated time, focus on the task you have chosen. Turn off notifications from your phone, email, or social media. You can use techniques like Pomodoro while working. Maintaining high levels of concentration will help you complete tasks faster and ensure quality work. 

 

+ Step 4: Time's up! Time to evaluate!

 

When the time is up, stop immediately, regardless of whether you have completed the task. This is your moment to assess your progress and note what you have accomplished. Did you achieve your set goals? If not, take note of the reasons and adjust your plans for the next time.

 

* Notes:

 

+ Limited flexibility: When applying Timeboxing, you could be working like a robot since it requires you to adhere to the schedule set when planning your tasks. Therefore, if unexpected factors arise that affect your work progress, your entire day's plan may be disrupted. 

 

+ Not suitable for everyone: Timeboxing may not be suitable for everyone. Some individuals may find it difficult to stop midway, especially when inspiration is flowing. Switching to another task at that moment can be a barrier for them. 

 

+ Applicable only to specific tasks: Timeboxing is most effective for manageable daily tasks such as answering emails, writing reports, etc. Tasks that require creativity or flexibility may not be suitable for this method. 

 

In summary, Timeboxing is a method that helps you manage your time effectively, but it depends on the nature of your work. However, if you can adjust it appropriately, you will complete tasks faster and enjoy the working process more.

______________________________________________________

 

Anh ngữ Octo. 

Thông tin liên hệ:

 -Fanpage: https://www.facebook.com/hp.octo

 -Email: services@octo.vn

 -Hotline: 0282 2002244

 -Địa chỉ: 45 đường D2A, Khu Manhattan - Vinhomes Grand Park, Tp. Thủ Đức