Tác giả: Thùy Linh 

Dịch giả: Thùy Linh

#Learningstrategies

#Effectivelearning

#Studysmart

Bài viết dành cho các bạn học viên Octo. tham khảo

----------------------------------

PHƯƠNG PHÁP 4D: GIẢI QUYẾT LƯỢNG CÔNG VIỆC KHỔNG LỒ CHỈ VỚI 4 TỪ

 

< English below >

 

Bạn đang đối mặt với lượng công việc khổng lồ nhưng không biết cách sắp xếp và xử lý như thế nào? Việc nào cần phải làm ngay, việc nào có thể bỏ qua, việc nào có thể nhờ người khác giúp đỡ, và việc nào có thể hoãn lại? Đừng lo! Octo. sẽ gợi ý cho bạn một phương pháp đặc biệt chỉ với bốn từ tuy đơn giản nhưng lại vô cùng hiệu quả. Cùng Octo. tìm hiểu nhé!

 

I. Phương pháp 4D là gì?

 

Phương pháp 4D là một kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả, giúp người dùng tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất. Phương pháp này giúp bạn tự xác định những công việc phù hợp với mình, đồng thời đánh giá xem chúng có xứng đáng với quỹ thời gian bỏ ra hay không. Từ đó, bạn có thể phân loại chúng vào bốn nhóm chính theo công thức: Do - Dumb/Delete - Delegate - Defer.

 

 

 

 

II. Cách áp dụng phương pháp 4D

 

1. Do (Làm ngay) 

 

Đầu tiên, dành thời gian tập trung vào những điều quan trọng và khẩn cấp nhất, những điều bạn nghĩ là cần làm nhất. Hãy tập trung giải quyết triệt để một việc trước khi chuyển sang việc tiếp theo.

 

Ngoài ra, nếu một công việc có thể hoàn thành trong vòng 2 phút, hãy thực hiện ngay lập tức. Điều này giúp giảm thiểu khối lượng công việc và ngăn ngừa sự chồng chéo. Hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ ngay lập tức sẽ giúp bạn có thêm động lực để tiếp tục hoàn thành những việc phía sau. 

 

2. Dump/Delete (Loại bỏ) 

 

Tiếp theo, bạn cần nhớ rằng không phải tất cả các công việc đều có giá trị. Hãy đánh giá và loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết hoặc không mang lại giá trị thực tiễn, liệu công việc này có thực sự quan trọng hay chỉ là một sự lãng phí thời gian không. Những công việc không cần thiết, có thể khiến bạn bị trì hoãn và chiếm nhiều quỹ thời gian trong ngày, cần phải loại bỏ ngay khỏi lịch trình hàng ngày.

 

Ngoài ra, đừng ngần ngại từ chối những nhiệm vụ được giao trái với chuyên môn hoặc không có lợi cho bản thân. Việc này giúp bạn tập trung vào những công việc thực sự quan trọng, từ đó nâng cao hiệu suất và đạt được mục tiêu nhanh hơn.

 

3. Delegate (Giao cho người khác) 

 

Bạn không thể làm mọi thứ một mình, và việc ủy thác nhiệm vụ cho người khác giúp giảm bớt gánh nặng. Hãy chọn những công việc mà người khác có thể thực hiện tốt hơn hoặc nhanh hơn bạn. Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng bạn giao phó cho những người có khả năng và sẵn sàng hỗ trợ bạn. Nếu bạn đang ủy quyền một nhiệm vụ thì bạn vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng, bạn cần chắc chắn rằng nó đã được hoàn thành và phải kiểm tra lại.

 

4. Defer (Hoãn lại)

 

Cuối cùng, sẽ có một số nhiệm vụ không cần phải được thực hiện ngay lập tức. Bạn có thể hoãn lại nhưng nhớ ghi chú thời gian sẽ giải quyết, có thể là cuối ngày, ngày mai, hay cuối tuần.

 

 

II. Vì sao bạn nên áp dụng phương pháp 4D?

 

Áp dụng phương pháp 4D giúp bạn cải thiện khả năng quản lý thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Dưới đây là một số lý do bạn nên xem xét việc áp dụng phương pháp này:

 

• Tăng năng suất làm việc: Phương pháp 4D giúp bạn xác định và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, từ đó hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

 

• Giảm căng thẳng: Bằng cách loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết và hoãn lại những việc không quan trọng, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm hơn và có thể tập trung vào công việc cấp bách.

 

• Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian: Phương pháp giúp bạn tổ chức công việc một cách hợp lý, giúp bạn dễ dàng quản lý thời gian và nguồn lực.

 

• Duy trì sự linh hoạt: Bằng cách hoãn lại những nhiệm vụ ít cấp thiết, bạn có thể điều chỉnh kế hoạch một cách linh hoạt để phù hợp với nhu cầu và tình hình thực tế.

 

 

* Một số lưu ý khi áp dụng phương pháp 4D

 

+ Xác định chính xác mức độ cấp thiết của từng công việc: Khi lập danh sách công việc, hãy tự đặt ra những câu hỏi về tính cấp thiết của mỗi việc. Điều này giúp bạn phân loại công việc và xác định thứ tự ưu tiên:

 

• Có mất nhiều thời gian để hoàn thành không?

• Có công việc nào có thể giải quyết xong ngay không?

• Nếu không làm việc đó, sẽ ảnh hưởng thế nào?

• Việc này có thể tự làm hay cần sự giúp đỡ?

 

+ Tránh mâu thuẫn khi nhờ giúp đỡ: Hãy tìm kiếm những người có thể giúp đỡ bạn và giao phó công việc một cách hợp lý. Chỉ nên ủy thác khi thật sự cần thiết để tránh gây phiền phức cho người khác.

 

+ Đặt ra thời gian hoàn thành công việc rõ ràng: Đặt thời hạn cụ thể cho từng nhiệm vụ giúp bạn duy trì động lực và trách nhiệm. Khi có thời gian hoàn thành rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp và quản lý công việc của mình.

 

Tóm lại, bằng cách áp dụng bốn bước đơn giản trên, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp và xử lý được khối lượng công việc khổng lồ hàng này. Hãy bắt đầu áp dụng phương pháp 4D và cho Octo. biết kết quả nhé!

 

THE 4D METHOD: SOLVING HUGE WORKLOADS WITH JUST 4 WORDS

 

Are you feeling overwhelmed by a heavy workload and unsure how to organize and manage it? Do you need assistance in determining which tasks require immediate attention, which can be postponed, which you can delegate, and what can be set aside? Don’t worry! Octo. has a simple yet highly effective method that can help, summarized in just four words.

 

I. What is the 4D Method?

 

The 4D method is an effective time management technique that helps users optimize their workflow and improve productivity. This method helps you determine which tasks are compatible with your abilities and evaluate whether they are worth the time spent. From there, you can categorize them into four main groups according to the formula: Do - Dumb/Delete - Delegate - Defer.

 

II. How to apply the 4D method

 

1. Do  

 

First, take the time to focus on the most important and urgent things, the things you think need to be done the most. Focus on solving one thing thoroughly before moving on to the next. Also, if a task can be completed within 2 minutes, do it immediately. This helps to minimize the workload and prevent overlap. Completing small tasks right away will urge you to keep getting things done. 

 

2. Dump/Delete 

 

Next, you should remember that not all jobs hold value. Evaluate and eliminate unnecessary tasks, questioning whether this work is truly important or a waste of time. Unnecessary tasks can cause delays and consume a significant amount of time throughout the day, so they should be removed from your daily schedule immediately.

 

Also, refuse tasks that are unprofessional or not beneficial to you. This helps you focus on the work that matters, improving your performance and achieving your goals faster.

 

3. Delegate 

 

You can't do everything alone, and delegating tasks to others helps ease the burden. Choose jobs that others can perform better or faster than you. However, it is important to trust people who are capable and willing to support you. If you delegate a task, you are still ultimately responsible and need to ensure it has been completed.

 

4. Defer

 

Postpone non-urgent tasks, but note the deadline for completion (end of day, tomorrow, or the weekend).

 

II. Why should you apply the 4D method?

 

The 4D method can enhance your time management and improve your work performance. Here are some reasons why you should consider adopting this method:

 

• Increase productivity: The 4D method helps you identify and focus on important tasks, thereby completing work faster and more efficiently.

 

• Reduce stress: By eliminating unnecessary tasks and putting off unimportant ones, you will feel more relieved and can focus on the task.

 

• Improve your time management skill: Organize your work for better efficiency.

 

• Maintain flexibility: By postponing less urgent tasks, you can flexibly adjust your plan to suit your needs.

 

* Some notes when applying the 4D method

 

+ Accurately determine the urgency of each task: When making a task list, ask yourself questions about the urgency of each task. This helps you categorize your work and prioritize it:

 

• Does it take that long to complete?

• Is there any work that can be solved immediately?

• If you don't do that, how will it be affected?

• Can this be done on your own or do you need help?

 

+ Avoid conflicts when entrusting: Look for people who can help you and delegate work reasonably. Delegate only when necessary to avoid causing trouble to others.

 

+ Set clear deadlines for completing tasks: Set specific deadlines for each task to help you stay motivated and accountable. When you have a clear time to complete, it's easy to organize and manage your work.

 

In short, by applying the four simple steps above, you will easily organize and handle this huge workload. Let's start using the 4D method and let Octo. know the results! 

______________________________________________________

 

Anh ngữ Octo. 

Thông tin liên hệ:

 -Fanpage: https://www.facebook.com/hp.octo

 -Email: services@octo.vn

 -Hotline: 0282 2002244

 -Địa chỉ: 45 đường D2A, Khu Manhattan - Vinhomes Grand Park, Tp. Thủ Đức