Tác giả: Thùy Linh 

Dịch giả: Thùy Linh

#Learningstrategies

#Effectivelearning

#Studysmart

Bài viết dành cho các bạn học viên Octo. tham khảo

----------------------------------

1 - 3 - 5: GIẢI PHÁP PHÂN BỔ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ CHO NÚI DEADLINES 

< English below >

Bạn tạo một To-do list và cố gắng hoàn thành từng công việc, nhưng vẫn không thể làm xong. Vậy, bạn đã sai ở đâu? Có thể bạn chưa phân bổ công việc hiệu quả. Phương pháp 1-3-5 chính là chìa khóa giúp bạn tổ chức công việc thông minh hơn và chinh phục mọi deadline! Hãy cùng Octo. khám phá quy tắc này và cách áp dụng nó sao cho hiệu quả nhất nhé! 

1. Quy tắc 1-3-5 là gì?

Quy tắc 1-3-5 được giới thiệu trên trang web The Muse, một phương pháp hiệu quả mà chủ tịch Alex Cavoulacos của trang đã áp dụng để chinh phục khối lượng công việc hàng ngày. Theo quy tắc này, mỗi ngày, danh sách công việc của bạn chỉ nên có 9 nhiệm vụ và chúng được chia thành ba nhóm, gồm:

• 1 việc lớn nhất chắc chắn phải hoàn thành – công việc quan trọng nhất và cần hoàn thành sớm nhất.

• 3 việc vừa, ít quan trọng hơn bạn sẽ hoàn thành, cần ưu tiên làm ngay khi có thể.

• 5 việc nhỏ sẽ hoàn thành, có thời hạn trong ngày, là những việc bạn muốn làm cho bản thân, các mối quan hệ hoặc dự định cá nhân. 

* Cách áp dụng Quy tắc 1-3-5:

• 1 Nhiệm vụ lớn: Nhiệm vụ lớn nhất trong ngày nên là công việc quan trọng nhất mà bạn cần hoàn thành, yêu cầu bạn tập trung cao độ và có thể mất thời gian dài để thực hiện. 

• 3 Nhiệm vụ cỡ vừa: Các nhiệm vụ cỡ vừa là những công việc quan trọng nhưng không quá cấp bách và có thể làm trong 1-2 tiếng. Bạn nên hoàn thành chúng tiếp theo để giữ cho tiến độ công việc ổn định. 

• 5 Nhiệm vụ nhỏ: Nhiệm vụ nhỏ thường là những công việc dễ thực hiện và có thể hoàn thành nhanh chóng trong vòng 30 phút,ví dụ như dọn phòng, nấu ăn, lên kế hoạch công việc ngày hôm sau. 

2. Vì sao bạn nên áp dụng Quy tắc 1-3-5?

+ Tránh tình trạng trì hoãn: Quy tắc này giúp bạn hình thành thói quen làm việc hiệu quả, không còn trì trệ hay "chờ nước tới chân mới nhảy" mới bắt tay vào làm. Thay vì ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc, bạn sẽ học cách sắp xếp công việc một cách khoa học và hợp lý.

+ Tạo "Flow" làm việc: Khi hoàn thành xong nhiệm vụ đầu tiên, bạn sẽ cảm thấy phấn chấn, tỉnh táo và có thêm động lực cho các công việc tiếp theo. Điều này giúp duy trì trạng thái "flow", giúp bạn làm việc hiệu quả nhất.

+ Giúp tinh thần sảng khoái: Giải quyết xong nhiệm vụ khó nhất trong ngày sẽ mang lại cảm giác nhẹ nhàng và thư giãn hơn, giúp bạn tận hưởng những công việc còn lại với tâm trạng tích cực hơn.

3. Những lưu ý để áp dụng thành công Quy tắc 1-3-5

- Lập danh sách công việc: Hãy liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần làm (tối đa 9 công việc trong ngày), nội dung công việc chi tiết và thời gian dự kiến, sau đó sắp xếp lại theo thứ tự ưu tiên.

- Phân chia công việc: Chỉ nên chọn công việc cho hôm nay và ngày mai, tránh ôm đồm quá nhiều.

- Linh hoạt điều chỉnh: Nếu có nhiệm vụ khẩn cấp xuất hiện, hãy sẵn sàng thay đổi thứ tự ưu tiên. Dành 2-3 mục trống trong nhóm 3 và nhóm 5 để xử lý các công việc phát sinh.

- Nghỉ ngơi hợp lý: Làm việc liên tục mà không có thời gian nghỉ sẽ dẫn đến kiệt sức. Hãy áp dụng phương pháp Pomodoro, làm việc trong 25 phút và nghỉ 5 phút, để duy trì năng lượng.

Như vậy, Quy tắc 1-3-5 là một giải pháp hiệu quả giúp bạn quản lý công việc và tránh cảm giác quá tải. Bằng cách áp dụng quy tắc này, bạn không chỉ nâng cao năng suất làm việc mà còn tạo thói quen làm việc khoa học. Hãy thử nghiệm và điều chỉnh phương pháp này để tìm ra cách phù hợp nhất với bạn nhé!

1 - 3 - 5: EFFECTIVE WORK ALLOCATION SOLUTION FOR DEADLINES

Struggling to complete your To-do list? You may need a better task allocation strategy. The 1-3-5 method can help you organize your work more effectively and meet deadlines. Join Octo. to learn this rule and apply it for the best results!

1. What is the 1-3-5 rule?

The 1-3-5 rule is featured on The Muse website, an effective method that the site's president Alex Cavoulacos has adopted to conquer the daily workload. According to this rule, each day, your to-do list should only have 9 tasks, and they are divided into three groups, including:

• 1: The most important task that must be completed as soon as possible.

• 3: medium: less important things you will accomplish, should be prioritized as soon as possible.

• 5: small things that will be done, with a deadline of the day, are what you want to do for yourself, your relationships, or your intentions. 

* How to apply the 1-3-5 Rule?

• 1 Big task: The biggest task of the day should be the most important you need to complete, requires you to be highly focused, and can take a long time to complete. 

• 3 Medium-sized tasks: Medium-sized tasks are important but not too urgent and can be done in 1-2 hours. You should complete them next to keep the work progress steady. 

• 5 Small tasks: Small tasks are usually easy to do and can be completed quickly within 30 minutes, such as cleaning the room, cooking, and planning the next day's work.

2. Why should you apply the 1-3-5 Rule?

+ Avoid procrastination: This rule helps you form an effective work habit, no longer stagnant or "wait for water to jump to your feet" before starting to work. Instead of holding on to too many things, you will learn to organize your work scientifically and logically.

+ Create Work flow: When you complete the first task, you will feel excited, alert, and more motivated for the next tasks. This helps maintain a state of "flow," making you the most productive.

+ Helps refreshing: Completing the most difficult tasks of the day will bring a lighter and more relaxed feeling, helping you enjoy the rest of the work in a more positive mood.

3. Notes for the successful application of the 1-3-5 Rule

- Make a to-do list: Make a list of all the tasks to be done (up to 9 tasks in a day), detailed work content, and estimated time, then rearrange them in order of priority.

- Divide work: Only choose tasks for today and tomorrow.

- Adjust flexibly: If an urgent task arises, be ready to change the order of priority. Set aside 2-3 blank items in group 3 and group 5 to handle the tasks that arise.

- Rest properly: Working continuously without breaks will lead to burnout. Apply the Pomodoro method, work for 25 minutes, and rest for 5 minutes, to maintain energy.

In conclusion, the 1-3-5 Rule is an effective way to manage your tasks and prevent being overwhelmed. By using this method, you can boost your productivity and create a systematic approach to your work. Try out the rule and make adjustments to find the version that works best for you!

______________________________________________________

Anh ngữ Octo. 

Thông tin liên hệ:

 -Fanpage: https://www.facebook.com/hp.octo

 -Email: services@octo.vn

 -Hotline: 0282 2002244

 -Địa chỉ: 45 đường D2A, Khu Manhattan - Vinhomes Grand Park, Tp. Thủ Đức