Ngày đăng: 21/12/2024 08:19:45
Tác giả: Thùy Linh
Dịch giả: Thùy Linh
#Balancedlearning
#Effectivelearning
#Mentalwellness
#Healthyhabits
Bài viết dành cho các bạn học viên Octo. tham khảo
----------------------------------
MA TRẬN EISENHOWER: GIẢI PHÁP CHO NHỮNG CÔNG VIỆC CHẤT ĐỐNG
< English below >
Chúng ta thường phải đối mặt với khối lượng công việc ngày càng gia tăng mỗi ngày. Nhiều người bị stress và giảm hiệu suất làm việc do không biết cách ưu tiên nhiệm vụ. Vậy, giải pháp hiệu quả cho vấn đề này là gì? Ma trận Eisenhower chính là giải pháp cho vấn đề này. Nó sẽ giúp bạn sắp xếp nhiệm vụ theo mức độ quan trọng, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm bớt áp lực. Hãy cùng Octo. tìm hiểu thêm về phương pháp này qua bài viết dưới đây nhé!
1. Eisenhower Matrix là gì?
Eisenhower Matrix là một công cụ quản lý thời gian hữu ích giúp bạn phân loại và ưu tiên công việc dựa trên hai tiêu chí chính: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Phương pháp này được đặt theo tên Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, Dwight D. Eisenhower, người nổi tiếng với khả năng tổ chức công việc một cách hiệu quả.
Ông đã sử dụng hệ thống này để chỉ nhận những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp khi đang trong nhiệm kỳ. Ma trận này chia các công việc thành bốn cấp độ, giúp bạn xác định rõ ràng việc nào cần phải thực hiện ngay và việc nào có thể để sau.
2. Tính chất của Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower dựa trên hai tiêu chí chính: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Việc phân loại nhiệm vụ giúp bạn nhận diện rõ ràng những việc cần ưu tiên, từ đó tối ưu hóa quản lý thời gian. Quan trọng là hiểu rằng không phải mọi công việc đều có cùng giá trị; việc nhận biết và phân loại chúng một cách chính xác sẽ giúp bạn sử dụng thời gian một cách thông minh hơn.
4 Cấp độ trong Ma trận Eisenhower:
Góc phần tư thứ nhất – Khẩn cấp và Quan trọng
Góc phần tư thứ hai – Quan trọng, không Khẩn cấp
Góc phần tư thứ ba – Khẩn cấp, không Quan trọng
Góc phần tư thứ tư – Không Khẩn cấp, không Quan trọng
Trong đó:
+ Góc phần tư thứ nhất – Khẩn cấp và quan trọng
Đây là những nhiệm vụ cần được giải quyết ngay lập tức và nó chiếm khoảng 15-20% quỹ thời gian. Những nhiệm vụ này cần được thực hiện ngay vì chúng có hậu quả rõ ràng và ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn.
Các công việc trong góc phần tư này có thể chia thành:
Nhiệm vụ đột xuất: Nhiệm vụ không thể dự đoán trước, như sự cố khẩn cấp.
Công việc có thể biết trước: Nhiệm vụ định kỳ cần chuẩn bị, như báo cáo hàng tháng.
Công việc chưa hoàn thành: Nhiệm vụ chưa xong và sắp đến hạn, cần được ưu tiên.
+ Góc phần tư thứ hai – Quan trọng, không khẩn cấp
Góc phần tư thứ hai là “Lên kế hoạch”, bạn đặt những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp, chiếm khoảng 60-65% thời gian. Những nhiệm vụ này giúp bạn phát triển lâu dài, như học kỹ năng mới hoặc lập kế hoạch sự nghiệp. Mặc dù không cần thực hiện ngay, nhưng chúng rất quan trọng cho thành công trong tương lai. Bạn nên giải quyết chúng ngay sau khi hoàn thành các nhiệm vụ ở góc phần tư thứ nhất.
+ Góc phần tư thứ ba – Khẩn cấp, không quan trọng
Góc phần tư thứ ba là “Ủy thác”, là những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng, chiếm khoảng 10-15% quỹ thời gian. Những nhiệm vụ này cần được hoàn thành ngay nhưng không ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn. Hãy cân nhắc ủy thác hoặc giao phó những công việc này cho người khác.
+ Góc phần tư thứ tư – Không Khẩn cấp, không quan trọng
Góc phần tư thứ tư là “Xóa bỏ”, chứa những nhiệm vụ không khẩn cấp và không quan trọng, chỉ nên chiếm khoảng 5% quỹ thời gian. Những công việc này, như lướt mạng xã hội hay trò chuyện không mục đích, không đóng góp cho mục tiêu dài hạn và nên được hạn chế hoặc loại bỏ.
3. Lợi ích của Ma trận Eisenhower
Nâng cao hiệu quả công việc: Bằng cách sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý, bạn sẽ dễ dàng hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng mà không bị áp lực.
Giảm căng thẳng: Khi bạn biết rõ việc nào cần làm ngay và việc nào có thể chờ đợi, bạn sẽ làm việc tập trung hơn.
Tăng năng suất làm việc: Với một kế hoạch rõ ràng, bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao nhất, từ đó gia tăng hiệu suất làm việc
4. Phương pháp sử dụng Ma trận Eisenhower hiệu quả
Bước 1: Lập danh sách các việc cần làm
- Hãy bắt đầu bằng cách viết ra tất cả những nhiệm vụ bạn cần hoàn thành. Đừng bỏ sót bất kỳ công việc nào, từ lớn đến nhỏ.
Bước 2: Phân màu theo cấp độ cho từng công việc
- Sử dụng màu sắc để phân loại các nhiệm vụ theo bốn góc phần tư. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng nhìn thấy đâu là việc cần ưu tiên. Bạn có thể sử dụng các màu sắc cơ bản để phân loại công việc như:
Quan trọng và khẩn cấp: Màu xanh lá cây
Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Màu xanh dương
Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Màu vàng
Không quan trọng và không khẩn cấp: Màu đỏ
Bước 3: Loại bỏ những việc không quan trọng
- Trước khi bắt tay vào công việc, hãy xem xét lại danh sách và loại bỏ những việc không cần thiết. Điều này giúp bạn tập trung vào những việc thực sự quan trọng.
Bước 4: Bắt tay vào công việc
- Chọn một nhiệm vụ từ góc phần tư đầu tiên và bắt đầu thực hiện. Hãy tận dụng thời gian một cách hiệu quả nhất có thể.
Bước 5: Đánh giá công việc và mức độ hoàn thành mục tiêu
- Cuối cùng, hãy thường xuyên đánh giá tiến độ và mức độ hoàn thành của bạn. Điều này không chỉ giúp bạn điều chỉnh kế hoạch mà còn tạo động lực để tiếp tục.
Tóm lại, Eisenhower Matrix là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn quản lý thời gian một cách hiệu quả. Bằng cách phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm căng thẳng và tăng cường năng suất. Hãy thử áp dụng phương pháp này để cảm nhận sự khác biệt nhé!
THE EISENHOWER MATRIX: THE SOLUTION TO THE PILE OF JOBS
Growing workloads can lead to stress and decreased performance, often due to poor task prioritization. So, what is an effective solution to this issue? The Eisenhower Matrix is one such solution. It helps you organize tasks based on their importance, optimizing workflows and reducing pressure. Let’s explore this method further in the article below!
1. What is the Eisenhower Matrix?
The Eisenhower Matrix is a useful time management tool that helps you categorize and prioritize work based on two main criteria: importance and urgency. This method is named after the 34th President of the United States, Dwight D. Eisenhower, who is famous for his ability to organize work effectively.
He implemented this system to prioritize only important and urgent tasks in the office. This matrix categorizes tasks into four levels, allowing you to identify which ones require immediate attention and which can be postponed.
2. The Eisenhower Matrix's features
The Eisenhower Matrix is based on two main criteria: importance and urgency. Task classification helps you identify priorities to prioritize, thereby optimizing time management. It's important to understand that not every job has the same value; Recognizing and categorizing them correctly will help you use your time more intelligently. 4 Levels in the Eisenhower Matrix:
+ First Quadrant – Urgent and Important
These are tasks that need to be solved immediately and it takes up about 15-20% of the time fund. These tasks need to be carried out immediately because they have obvious consequences and affect long-term goals. The tasks in this quadrant can be divided into:
+ Second quadrant – Important, not urgent
The second quadrant is "Planning," where you focus on important but non-urgent tasks that account for about 60-65% of your time. These tasks are essential for long-term growth, such as learning a new skill or creating a career plan. While they don’t have immediate deadlines, they are crucial for future success. You should prioritize completing these tasks as soon as you've finished those in the first quadrant.
+ Third quadrant – Urgent, not important
The third quadrant is "Trust", an urgent but not important task, accounting for about 10-15% of the time fund. These tasks need to be completed immediately but not affect long-term goals. Consider delegating these tasks to others.
+ Fourth Quadrant – Not Urgent, Not Important
The fourth quadrant is "Erasure," which contains non-urgent and unimportant tasks that should only take up about 5% of the time fund. These tasks, such as surfing social media or chatting aimlessly, do not contribute to long-term goals and should be limited or eliminated.
3. Benefits of the Eisenhower Matrix
4. Methods of using the Eisenhower Matrix effectively
Step 1: Make a to-do list
- Start by writing down all the tasks you need to complete. Don't miss any job, big or small.
Step 2: Color by level for each job
- Use color to categorize tasks in four quadrants. This will make it easier for you to see where your priorities are. You can use basic colors to categorize tasks such as:
Step 3: Get rid of unimportant things
- Before you get to work, review the list and eliminate unnecessary things. This helps you focus on the things that matter.
Step 4: Get to work
- Select a task from the first quadrant and start working on it. Make the most of your time.
Step 5: Evaluate the work and the level of goal completion
- Finally, regularly evaluate your progress and level of completion. This will not only help you adjust your plan, but it will also give you the motivation to keep going.
In conclusion, the Eisenhower Matrix is a powerful tool for managing time effectively. By categorizing work by importance and urgency, you can optimize workflows, reduce stress, and boost productivity. Give this method a try to feel the difference!
_____________________________________________________
Anh ngữ Octo.
Thông tin liên hệ:
-Fanpage: https://www.facebook.com/hp.octo
-Email: services@octo.vn
-Hotline: 0282 2002244
-Địa chỉ: 45 đường D2A, Khu Manhattan - Vinhomes Grand Park, Tp. Thủ Đức