Tác giả: Thùy Linh 

Dịch giả: Thùy Linh

#Balancedlearning 

#Effectivelearning 

#Mentalwellness 

#Healthyhabits

Bài viết dành cho các bạn học viên Octo. tham khảo

----------------------------------

5 GIẢI PHÁP LÀM VIỆC HIỆU QUẢ THAY THẾ PHƯƠNG PHÁP POMODORO

< English below >

Phương pháp Pomodoro là phương pháp giúp tăng cường hiệu suất làm việc rất hiệu quả, nhưng liệu nó có thực sự phù hợp với tất cả mọi người? Đặc biệt là trong những công việc phức tạp, đòi hỏi sự tập trung kéo dài, phương pháp này có thể không phải là lựa chọn tối ưu. Nếu bạn đang tìm kiếm những cách làm việc hiệu quả hơn, hãy cùng Octo. khám phá 5 giải pháp làm việc khác, có thể giúp bạn tối ưu hóa thời gian và tối đa hóa năng suất nhé!

1. Quy tắc 1-3-5

Quy tắc 1-3-5 là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả trong việc lập kế hoạch công việc. Theo quy tắc này, bạn nên hoàn thành 1 việc lớn, 3 việc vừa và 5 việc nhỏ trong một ngày. Phương pháp này giúp bạn xác định rõ thứ tự ưu tiên trong công việc, từ đó tạo ra một danh sách nhiệm vụ cụ thể. Khi đã có danh sách làm việc cụ thể, bạn sẽ hoàn thành công việc trong thời gian đã định. Phương pháp này đơn giản và dễ áp dụng nhưng bạn cần phải lập danh sách việc làm và thực hiện theo nó hàng ngày.

Quy tắc 1-3-5 có thể được áp dụng như sau: 

• 1 việc lớn: Hoàn thành báo cáo dự án quan trọng.

• 3 việc vừa: Gặp gỡ khách hàng để thảo luận về hợp đồng mới, chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp, gửi email phản hồi cho đồng nghiệp.

• 5 việc nhỏ: Kiểm tra và trả lời email, gọi điện cho nhà cung cấp, cập nhật danh sách công việc, dọn dẹp bàn làm việc, và lên lịch cho cuộc họp tiếp theo.

2. Quy tắc 52/17

Quy tắc 52/17 được phát triển dựa trên nghiên cứu về hiệu suất làm việc của con người từ Đại học Harvard. Theo phương pháp này, bạn sẽ làm việc liên tục trong 52 phút và sau đó nghỉ 17 phút. Nghiên cứu cho thấy đây là khoảng thời gian tối ưu để duy trì sự tập trung mà không bị kiệt sức. 

Trong lúc nghỉ ngơi, bạn có thể thư giãn tại chỗ, đi lại hoặc thực hiện các bài tập giãn cơ nhẹ nhàng. Điều này không chỉ giúp phục hồi năng lượng mà còn kích thích sự sáng tạo, từ đó giúp bạn quay trở lại với công việc một cách hiệu quả hơn.

3. Quy tắc 2 phút

Tin được không? Chỉ trong 2 phút, bạn đã có thể hoàn thành được rất nhiều công việc vặt. Quy tắc 2 phút được giới thiệu bởi David Allen trong cuốn sách "Getting Things Done" (2001). Theo đó, nếu bạn có thể làm xong một việc trong vòng 2 phút, hãy thực hiện ngay lập tức, ví dụ như trả lời email, in tài liệu hoặc lên kế hoạch làm việc cho cả ngày.

Điều này giúp bạn giải quyết ngay những công việc nhỏ, từ đó giảm bớt cảm giác quá tải. Ngoài ra, hoàn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ sẽ tạo thêm động lực làm việc cho bạn trong suốt cả ngày.

4. Quy tắc 90/20

Quy tắc 90/20 được phát triển dựa trên nghiên cứu về hiệu suất làm việc của con người, đặc biệt trong các lĩnh vực đòi hỏi sự sáng tạo, giúp duy trì sự tập trung và hiệu suất. Bạn sẽ làm việc trong 90 phút và sau đó nghỉ ngơi trong 20 phút. Nghiên cứu cho thấy rằng não bộ có thể duy trì sự tập trung cao độ trong khoảng thời gian này. Sau 90 phút, não bộ sẽ dần mất đi sự tập trung, đây là lúc bạn sẽ nghỉ ngơi để nạp lại năng lượng. 

5. Phương pháp Thời gian Vàng (Golden Hours)

Phương pháp này được phát triển dựa trên quan sát rằng mỗi người có những khoảng thời gian trong ngày mà họ cảm thấy làm việc hiệu quả nhất. Đây là thời điểm lý tưởng để thực hiện những nhiệm vụ quan trọng, sáng tạo hoặc đòi hỏi sự tập trung cao. Ví dụ, nếu bạn nhận thấy rằng bạn làm việc tốt nhất vào buổi sáng, hãy lên kế hoạch cho các nhiệm vụ như viết báo cáo hay lên ý tưởng cho dự án mới trong khoảng thời gian này. Ngược lại, nếu bạn hoạt động tốt hơn vào buổi tối, hãy dành thời gian cho những công việc cần sự sáng tạo vào thời điểm đó. 

Lợi ích của phương pháp này là tối ưu hóa hiệu suất, giảm căng thẳng và thúc đẩy động lực, bởi khi bạn hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian mà bạn cảm thấy thoải mái nhất, bạn sẽ có động lực hơn để tiếp tục công việc. Kết hợp phương pháp này với quy tắc Pomodoro hay Quy tắc 1-3-5 sẽ giúp bạn xây dựng một kế hoạch làm việc hoàn hảo hơn.

Tóm lại, 5 giải pháp trên sẽ giúp bạn duy trì sự tập trung lâu dài và tối ưu hóa năng suất làm việc hiệu quả nhất. Hãy thử nghiệm và điều chỉnh để tìm ra chiến lược phù hợp nhất với nhu cầu và tính chất công việc của bạn nhé!

5 EFFECTIVE WORKING SOLUTIONS TO REPLACE THE POMODORO METHOD 

The Pomodoro method is an effective method that helps people boost productivity, but is it suitable for everyone? Especially in complex tasks that require prolonged concentration, this method may not be the optimal choice. If you're looking for more productive ways to work, let's discover 5 other work solutions that can help you optimize your time and maximize productivity! 

1. The 1-3-5 rule 

The 1-3-5 rule is a straightforward yet effective approach to work planning. This method suggests that each day, you should aim to complete 1 large task, 3 medium tasks, and 5 small tasks. This structure can prioritize your work and create a specific task list. With a well-defined to-do list, you can accomplish your goals within the designated time. While the method is simple and easy to implement, it is essential to create a daily to-do list and stick to it.

The 1-3-5 rule can be applied as follows:  

• 1 big target: Complete an important project report. 

• 3 medium tasks: Meet with customers to discuss new contracts, prepare documents for meetings, and send feedback emails to colleagues. 

• 5 Little Things: Check and respond to emails, call vendors, update work lists, clean up desks, and schedule the next meeting.

2. The 52/17 Rule 

The 52/17 rule was developed based on research on human performance from Harvard University. Under this method, you will work continuously for 52 minutes and then take a 17-minute break. Research shows that this is the optimal time to stay focused without burnout.  While resting, you can relax on the spot, walk, or do gentle stretching exercises. Not only does this help restore energy, but it also stimulates creativity, which in turn helps you get back to work more efficiently. 

3. The 2-minute rule 

Can you believe it? In just 2 minutes, you can complete a lot of errands. The 2-minute rule was introduced by David Allen in the book "Getting Things Done" (2001). If you can get something done in two minutes, do it immediately, such as answering emails, printing documents, or making a work plan for the day. 

This helps you solve small tasks right away, thereby reducing the feeling of overload. Completing many small tasks will also give you extra motivation to work throughout the day. 

4. The 90/20 Rule 

The 90/20 rule was developed based on research on human performance, especially in areas that require creativity. It helps to maintain focus and performance. You will work for 90 minutes and then rest for 20 minutes. Research shows that the brain can maintain high concentration during this time. After 90 minutes, your brain will gradually lose focus, so you will take a break to recharge.

5. Golden Hours Method

Method This method was developed based on the observation that each person has periods of the day when they feel most productive. This is the ideal time to take on important, creative, or focused tasks. For example, if you notice that you work best in the morning, plan tasks such as writing reports or brainstorming new projects during this time. Conversely, if you're more active in the evening, make time for tasks that require creativity. 

This method can optimize performance, reduce stress, and increase motivation. When tasks are completed during your most productive times, you will feel more motivated to keep working. Combining this method with the Pomodoro Technique or the 1-3-5 rule will help you create a more effective work plan.

In summary, the above 5 solutions will help you maintain long-term focus and optimize productivity most effectively. Experiment and adjust to find the strategy that best suits your needs and the nature of your work!

______________________________________________________

Anh ngữ Octo. 

Thông tin liên hệ:

 -Fanpage: https://www.facebook.com/hp.octo

 -Email: services@octo.vn

 -Hotline: 0282 2002244

 -Địa chỉ: 45 đường D2A, Khu Manhattan - Vinhomes Grand Park, Tp. Thủ Đức