Tác giả: Thùy Linh 

Dịch giả: Thùy Linh

#Balancedlearning 

#Effectivelearning 

#Mentalwellness 

#Healthyhabits

Bài viết dành cho các bạn học viên Octo. tham khảo

----------------------------------

TIME BLOCKING - “CHẶN THỜI GIAN” ĐỂ LÀM VIỆC HIỆU QUẢ HƠN

< English below >

Bạn luôn trong tình trạng bị dí "deadline", không có đủ thời gian để hoàn thành công việc? Kết quả là bạn thường phải đem công việc về nhà, khiến cuộc sống cá nhân bị ảnh hưởng. Vậy làm thế nào để giành lại quyền kiểm soát và cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống? Time Blocking chính là giải pháp thông minh, giúp bạn sắp xếp thời gian một cách khoa học. Hãy cùng Octo. tìm hiểu thêm về nó qua bài viết này nhé!

1. Time Blocking là gì?

Time Blocking là phương pháp quản lý thời gian bằng cách chia nhỏ một ngày của mình thành các khối thời gian (time blocks). Mỗi khối thời gian này được dành riêng cho một nhiệm vụ cụ thể, giúp bạn xác định được những việc cần làm trong suốt cả ngày. 

Cụ thể, bạn sẽ dành từ 30 phút đến vài giờ cho mỗi khối thời gian, trong đó chỉ tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không kiểm tra tin nhắn riêng, không lướt mạng xã hội, hoàn toàn “tách biệt” khỏi những yếu tố gây xao nhãng để tập trung hoàn thành việc cần làm. 

2. Vì sao Time Blocking hiệu quả?

- Dễ sử dụng: Một trong những lý do khiến Time Blocking trở nên phổ biến là tính đơn giản của nó. Bạn không cần phải có một ứng dụng phức tạp hay một bảng kế hoạch đầy màu sắc. Tất cả những gì bạn cần là một tờ giấy và một cây bút, hoặc một ứng dụng lịch trên điện thoại. Việc lập kế hoạch trở nên dễ dàng và trực quan, giúp bạn sắp xếp lịch trình của mình.

- Tập trung tốt hơn: Khi bạn dành riêng từng khối thời gian cho một nhiệm vụ cụ thể, não bộ của bạn sẽ được “cài đặt” để tập trung vào việc đó. Phương pháp này giúp bạn giảm thiểu sự phân tâm và nâng cao hiệu suất làm việc hơn.

- Giảm căng thẳng: Việc lập kế hoạch theo khối thời gian giúp bạn xác định rõ ràng nhiệm vụ cần hoàn thành và thời gian dành cho từng công việc. Khi có một kế hoạch rõ ràng, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn và dễ dàng kiểm soát công việc của mình, từ đó giảm thiểu áp lực phải luôn chạy “deadline” quá trình làm việc.

- Tăng tính kỷ luật: Time Blocking cũng giúp bạn tăng tính kỷ luật, vì bạn sẽ phải tuân thủ theo lịch trình đã đặt ra. Sự kỷ luật này không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc mà còn thúc đẩy bạn duy trì thói quen lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả hơn.

3. Cách thực hiện Time Blocking

Bạn có thể sử dụng ứng dụng lịch hoặc công cụ quản lý thời gian để theo dõi lịch trình và nhắc nhở về các nhiệm vụ. Có nhiều ứng dụng hữu ích để thực hiện Time Blocking như:

• Trello: Cho phép bạn tạo bảng công việc và phân chia thời gian cho từng nhiệm vụ.

• Todoist: Ứng dụng quản lý tác vụ với khả năng phân loại và lập lịch cho nhiệm vụ.

• Google Calendar: Dễ dàng tạo sự kiện và đặt thời gian cho từng khối công việc.

• Notion: Nền tảng linh hoạt cho việc ghi chép và quản lý thời gian, giúp bạn tạo lịch trình cá nhân hóa.

Sau khi đã tìm được ứng dụng phù hợp với mình, bạn sẽ viết ra 1 bảng làm việc như sau:

- Lên danh sách công việc: Ghi lại tất cả những nhiệm vụ bạn cần hoàn thành trong ngày. Hãy chắc chắn rằng bạn không quên bất kỳ điều gì, từ những việc lớn đến những việc nhỏ.

- Sắp xếp công việc: Xác định nhiệm vụ nào quan trọng nhất và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. 

- Chia nhỏ thời gian: Dựa trên danh sách, hãy ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ. Sau đó, chia ngày của bạn thành các khối thời gian phù hợp như ví dụ dưới đây:

• 8:00 - 8:30: Kiểm tra email và lập danh sách công việc

• 8:30 - 10:00: Làm việc trên dự án A

• 10:00 - 11:30: Hoàn thiện tài liệu báo cáo

• 11:30 - 12:00: Nghiên cứu và chuẩn bị cho cuộc họp

• 12:00 - 13:00: Họp với khách hàng

• 13:00 - 14:00: Ăn trưa

• 14:00 - 15:30: Tiếp tục làm việc trên dự án B

• 15:30 - 17:00: Phân tích dữ liệu và lập kế hoạch cho dự án tiếp theo

4. Lưu ý

* Để áp dụng Time Blocking hiệu quả nhất, bạn cần:

• Điều chỉnh linh hoạt: Đôi khi, kế hoạch có thể bị gián đoạn. Hãy sẵn sàng điều chỉnh lịch trình nếu cần thiết, nhưng vẫn giữ nguyên mục tiêu.

• Phải có thời gian nghỉ ngơi: Đừng quên dành thời gian cho các khoảng nghỉ ngắn

• Xác định ưu tiên: Đặt ra các nhiệm vụ quan trọng nhất và hoàn thành chúng trước, đặc biệt là những công việc cần nhiều năng lượng và sự tập trung.

• chọn khoảng thời gian phù hợp: Chọn khoảng thời gian phù hợp với phong cách làm việc của bạn. Một số người làm việc tốt hơn vào buổi sáng, trong khi người khác lại hiệu quả hơn vào buổi tối.

• Đánh giá và điều chỉnh: Cuối ngày hoặc cuối tuần, hãy đánh giá hiệu quả của lịch trình time blocking của bạn và điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu và thói quen của bản thân.

• Giữ sự nhất quán: Cố gắng duy trì thói quen lập kế hoạch hàng ngày để nó trở thành một phần của quy trình làm việc.

* Nếu có công việc phát sinh nằm ngoài kế hoạch, bạn có thể xử lý như sau:

• Đánh giá mức độ quan trọng: Xác định xem công việc phát sinh có cần được ưu tiên ngay lập tức hay có thể hoãn lại.

• Điều chỉnh lịch trình: Nếu nhiệm vụ mới thực sự cần thiết, hãy xem xét việc điều chỉnh khối thời gian hiện tại. Bạn có thể rút ngắn thời gian cho một nhiệm vụ khác hoặc dời lại một số công việc không khẩn cấp.

• Tạo khối thời gian dự phòng: Dự trù một khoảng thời gian trong lịch trình của bạn để xử lý các công việc phát sinh. 

• Giữ bình tĩnh: Đừng để những sự cố đó làm bạn căng thẳng. Hãy giải quyết chúng trong khoảng thời gian đó và tiếp tục công việc. Sau khi giải quyết xong, hãy xem xét nguyên nhân của công việc phát sinh để rút ra bài học cho việc lập kế hoạch trong tương lai.

Tóm lại, bằng cách áp dụng phương pháp này, bạn có thể dễ dàng xác định ưu tiên, tập trung vào nhiệm vụ quan trọng và giảm thiểu sự phân tâm. Hãy thử nghiệm và điều chỉnh lịch trình time blocking sao cho phù hợp nhất với nhu cầu cá nhân của bạn, để từ đó tối ưu hóa thời gian và đạt được những mục tiêu công việc một cách hiệu quả nhất.

TIME BLOCKING - "BLOCK TIME" TO BE MORE PRODUCTIVE 

Are you always in a situation where you are pressed for "deadlines", not having enough time to complete the work? As a result, you often have to take work home, which affects your personal life.  So how do you regain control and improve your work-life balance? Time blocking is a smart solution that helps you organize your time scientifically. Let's learn more about it through this article! 

1. What is Time Blocking? 

Time blocking is a time management method that involves breaking your day into dedicated time slots. Each time block is reserved for a specific task, helping you prioritize what needs to be accomplished throughout the day. Typically, you’ll spend about 30 minutes to a few hours on each block, concentrating on a single task. This approach encourages you to avoid distractions such as checking private messages or browsing social media, allowing you to focus solely on completing your tasks.

2. Why is Time Blocking effective? 

- Easy to use: Time Blocking is so popular because of its simplicity. You don't need a complicated app or an elaborate planner. All you need is a piece of paper and a pen, or a calendar app on your phone. This makes planning easy and intuitive, helping you stay organized with your schedule.

- Better concentration: When you dedicate each block of time to a specific task, your brain is "set" to focus on it. This method helps you minimize distractions and improve your productivity. 

- Reduce stress: Planning in blocks of time helps you clearly define the tasks that need completing and the time spent on each task. When you have a clear plan, you will feel more confident and more easily in control of your work, thereby minimizing the pressure to always run "deadlines" in the work process. 

- Increase discipline: Time blocking enhances discipline by promoting adherence to a set schedule. This increased discipline not only boosts productivity but also motivates you to consistently plan and manage your time more effectively.

3. How to apply Time Blocking?

You can use a calendar app or time management tool to keep track of your schedule and remind you of tasks. There are many useful applications to implement Time Blocking such as: 

• Trello: Create task boards and divide time for each task. 

• Todoist: Task management app with task classification and scheduling capabilities.

• Google Calendar: Easily create events and set times for each work block. 

• Notion: A flexible app for note-taking and time management, helping you create personalized schedules.

After you have found the right application for you, you will write down a worksheet as follows: 

- Make a to-do list: Write down all the tasks you need to complete during the day. Make sure you don't forget anything, from big to small tasks. 

- Organize tasks: Determine which tasks are most important and arrange them in order of priority.  

- Break down the time: Based on the list, estimate the time required for each task. Then, divide your date into suitable time blocks as below example: 

• 8:00 – 8:30: Check email and make a to-do list 

• 8:30 - 10:00: Work on project A 

• 10:00 - 11:30: Completion of report documents 

• 11:30 – 12:00: Research and prepare for the meeting 

• 12:00 - 13:00: Meeting with customers 

• 13:00 - 14:00: Lunch 

• 14:00 - 15:30: Continue working on project B 

• 15:30 - 17:00: Data analysis and planning for the next project 

4. Notes 

* To apply Time Blocking most effectively, you need to:

• Flexible adjustments: Sometimes, the plan can be interrupted. Be ready to adjust your schedule if necessary, but keep your goals the same. 

• Must have time to rest: Don't forget to make time for short breaks 

• Set priorities: Set the most important tasks and complete them first, especially those that require a lot of energy and focus. 

• Choose the right period: Choose a period that suits your work style. Some people work better in the morning, while others are more productive in the evening. 

• Evaluate and adjust: At the end of the day or weekend, evaluate the effectiveness of your time-blocking schedule and adjust it to your needs and habits. 

• Stay consistent: Try to maintain a daily planning routine so that it becomes part of the workflow.

* If there is an arising work that is not planned, you can handle it as follows: 

• Assess criticality: Determine whether the work that arises needs to be prioritized immediately or can be postponed. 

• Adjust the schedule: If a new task is necessary, consider adjusting the current block of time. You can shorten the time for another task or reschedule some non-urgent tasks. 

• Create backup time blocks: Schedule a period to handle tasks that arise.  

• Stay calm: Don't let those incidents stress you out. Let's solve them within that period and keep working. Once resolved, consider the causes of the work incurred to draw lessons for future planning. 

In conclusion, this approach helps you identify priorities, concentrate on important tasks, and reduce distractions. Tailor your time-blocking schedule to fit your needs, optimizing your time to effectively achieve your work goals.

______________________________________________________

Anh ngữ Octo. 

Thông tin liên hệ: